El mundo digital nos abre un abanico de posibilidades para compartir conocimientos y conectarnos con audiencias de todo el mundo. Una de las herramientas más populares para lograr esto es el webinar. Durante los últimos diez años los webinars o webinarios se han popularizado y se pierde de vista cuantificar un aproximado de cuantos se realizan por las diversas plataformas sobre todo en YouTUbe.

Si te causa curiosidad o te interesa ofrecer tu primer webinar y te preguntas ¿Cómo empezar?, estás leyendo en el lugar indicado. En este artículo, te guiaremos a través de los aspectos clave que debes considerar para organizar un exitoso webinar.

Exploraremos qué es un webinar, sus características, los aspectos que debes tener en cuenta como facilitador o webinarista y las plataformas recomendadas para desarrollar tu evento. También, te proporcionaremos 10 recomendaciones que te ayudarán a garantizar el éxito de tu primer webinar y para finalizar te contaremos 5 cosas que suelen ocurrir en un webinar ( a nosotras nos pasó) y cómo podemos evitarlo.

Iniciemos por reconocer un poco  ¿Qué es un webinar?

Un webinar, también conocido como seminario web, es una presentación, conferencia, taller o evento en línea que se transmite en tiempo real a una audiencia virtual. 

A diferencia de un video pregrabado o clase pregrabada, los webinars permiten la interacción directa entre el webinarista  y los asistentes a través de herramientas como chats en vivo, encuestas, sesiones de preguntas y respuestas. Esta interacción en tiempo real es una de las principales ventajas de los webinars, puesto que fomenta la participación y el compromiso de la audiencia. Los webinars deben venir cargados con un contenido de alto valor, que genere interés o sea tendencia en el momento que se ofrezca, por lo general son lanzados por expertos, personas que tienen experiencia o tienen un conocimiento que quieren compartir.

Características de un webinar:

• Interactividad: Los webinars permiten una comunicación bidireccional entre quien es el webinarista o ponente, facilitador ( este nombre puede cambiar de acuerdo a los intereses de quienes organizan el webinar y del tipo de interacción) y los asistentes, lo que crea un ambiente participativo, de confianza en lo que transmites y facilita el intercambio de ideas.
• Flexibilidad: Puedes organizar un webinar en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que tengas acceso a una conexión a Internet.
• Accesibilidad: Los participantes pueden unirse al webinar desde cualquier parte del mundo, eliminando las barreras geográficas y permitiendo llegar a una audiencia global. Esta cualidad es una de las más valioso y contribuye a cerrar la brecha tecnológica entre países.
• Recursos multimedia: Los webinars pueden incorporar elementos visuales y auditivos, como presentaciones de diapositivas, videos y demostraciones en vivo, lo que enriquece la experiencia del espectador. Además puedes compartir con tu audiencia, guías, plantillas y otros recursos.
• Registro y reproducción: Muchas plataformas de webinar permiten grabar la sesión para que los participantes puedan acceder a ella posteriormente, lo que amplía la audiencia potencial y brinda la oportunidad de generar contenido de valor duradero. El caso de YouTUbe, Linkedin, Facebook entre otros.

Aspectos a considerar como Webinarista ( ponente o facilitador):

• Define tu objetivo: Antes de empezar, establece claramente el propósito y los objetivos de tu webinar. ¿Qué quieres lograr? ¿Qué información o conocimientos quieres compartir?
• Conoce a tu audiencia: Identifica quiénes son tus espectadores potenciales y adapta tu contenido y estilo de presentación a sus necesidades e intereses.
• Prepara tu contenido: Diseña una estructura clara y coherente para tu webinar, asegurándose de incluir información relevante y atractiva. Utiliza ejemplos, casos de estudio o historias para ilustrar tus puntos clave.
• Práctica y prueba tu tecnología: Realiza pruebas previas para asegurarte de que tu equipo de audio y video funcione correctamente. Practica tu presentación para ganar confianza y fluidez.
• Crea un entorno adecuado: Elige un lugar tranquilo y bien iluminado para tu presentación. Asegúrate de que el fondo y el entorno sean profesionales y no distraigan a los participantes. Evitar estar cerca de un perro ladrando, unas puertas que suenan, carros pasando, en fin, cualquier ruido que moleste o interfiera la interacción. Pero si toca toca…Qué te lo decimos nosotras, puede ocurrir que el webinar por algún imprevisto te toque alguna de estas situaciones.

Recomendaciones para tu primer webinar:

1. Planifica con anticipación: Establece una fecha y hora convenientes para tu audiencia y promociona tu webinar con anticipación.
2. Promociona tu webinar: Utiliza las redes sociales, el correo electrónico y otros canales de marketing para difundir la información sobre tu evento.
3. Ofrece contenido de valor: Proporciona información relevante, práctica y útil para tus participantes. Haz que tu webinar sea valioso y memorable.
4. Interactúa con tu audiencia: Fomenta la participación y la interacción a través de preguntas y respuestas, encuestas en vivo y chats.
5. Utiliza recursos visuales atractivos: Utiliza diapositivas, gráficos y videos para enriquecer tu presentación y captar la atención de tu audiencia.
6. Controla el tiempo: Planifica tu webinar para que se ajuste al tiempo asignado y deja espacio para las preguntas y respuestas.
7. Sé claro y conciso: Evita divagaciones y utiliza un lenguaje claro y sencillo para que todos los participantes puedan entender tus conceptos.
8. Practica la interacción con la plataforma: Familiarízate con las herramientas de la plataforma que estés utilizando para asegurarte de que puedas manejarlas sin problemas.
9. Evalúa y mejora: Solicita comentarios de tus participantes y analiza las métricas disponibles para mejorar tus futuros webinars.
10. Agradece y sigue el contacto: Al finalizar tu webinar, agradece a los participantes y ofrece recursos adicionales o información de contacto para aquellos que deseen seguir en interacción contigo.

Finalmente, no podemos dejar de contarte que, durante un webinar, pueden ocurrir varias situaciones curiosas que pueden afectar la experiencia de los participantes. Aquí te presentamos seis ejemplos de estas situaciones y cómo se pueden evitar:

1. Problemas técnicos inesperados: Los problemas de conexión a Internet, cortes de energía o fallas en el equipo pueden interrumpir tu webinar. Para evitarlos, realiza pruebas previas de tu conexión y equipo, asegurándote de tener una conexión estable y una fuente de energía confiable. Tener un plan de respaldo, como un segundo dispositivo o una conexión de respaldo, puede ser útil en caso de emergencia. Graba la ponencia y déjala en un espacio oculto y si toca puedes lanzarla y luego interactúas por whatsapp, pide a quienes conviven contigo o cerca de tu oficina donde ofreces el webinar que se desconecte del wifi para que corra más rápido.
2. Interferencias de sonido externas: Ruidos ambientales, como el timbre del teléfono o el ladrido de un perro, pueden distraer a los participantes. Antes de comenzar el webinar, asegúrate de estar en un entorno tranquilo y silencioso. Apaga o silencia todos los dispositivos que puedan generar ruidos no deseados y notifica a las personas cercanas sobre la importancia de mantener el ambiente lo más silencioso posible.
3. Interrupciones en el chat o preguntas irrelevantes o inadecuadas ( Groserías): Durante tu primer webinar, es posible que algunos participantes utilicen el chat o realicen preguntas que no están relacionadas con el tema o que sean irrelevantes para la mayoría de los asistentes. Para evitarlo, establece reglas claras sobre el uso del chat y las preguntas. Anima a los participantes a realizar preguntas pertinentes y proporciona una guía clara sobre el enfoque del webinar. Es importante contar con un equipo al menos de dos personas que estén atentos para eliminar comentarios inadecuados ( en YouTUbe puedes configurar esta opción)
4. Falta de participación de la audiencia: Puede haber momentos en los que la audiencia parezca poco participativa, sin hacer preguntas o interactuar en el chat. Para evitar esto, fomenta la participación activa desde el principio. Haz preguntas a la audiencia, solicita su opinión y utiliza herramientas interactivas como encuestas en vivo para involucrarlos. También puedes establecer momentos específicos para preguntas y respuestas.
5. Problemas de sincronización en la presentación: Si utilizas una presentación de diapositivas o contenido visual durante tu webinar, puede haber ocasiones en las que la sincronización se desajuste, por ejemplo, cuando cambias de diapositiva antes o después de lo previsto. Para evitarlo, practica tu presentación varias veces antes de tu tu primer webinar y asegúrate de que la presentación y las transiciones se ajusten correctamente al tiempo asignado. Conoce bien las funciones de la plataforma que estés utilizando para cambiar las diapositivas de manera fluida.
6. Situaciones bochornosas: Algunas veces toca realizar tu primer webinar en casa, nuestra sugerencia es vestirse completos porque si ocurre un error inesperado pueden visualizarse si andan medio vestidos, en boxers los hombres, sin vestimenta adecuada. Otra situación, es evitar que alguien de la casa sean niños o adultos aparezcan desnudos o cualquier otra situación bochornosa (te ha ocurrido alguna), lo mejor es conversar con quienes los acompañan y así lo evitarán, aunque con la Ley de Murphy no se puede luchar a veces, pero hagamos el intento de hacerlo lo mejor posible.

Enlaces a las plataformas recomendadas:

• Zoom: https://zoom.us/
• GoToWebinar: https://www.gotomeeting.com/es-419/webinar
• Webex: https://www.webex.com/

Recuerda que, a pesar de que puedas tomar precauciones, algunas situaciones inesperadas pueden ocurrir durante tu primer webinar. Mantén la calma, sé flexible y busca soluciones rápidas para minimizar cualquier impacto negativo en la experiencia de los participantes. Lo hemos vivido, y es importante tener una lista de reproducción de música, si se te cae la conexión, pide al equipo que te acompaña que coloque fondo musical, tengan a la mano vídeos de promoción de otras actividades, en fin, hay que jugar con la creatividad.

Organizar tu primer webinar puede ser una experiencia emocionante y gratificante. Siguiendo las recomendaciones mencionadas y aprovechando las plataformas adecuadas, puedes compartir tus conocimientos y conectar con una audiencia global. Recuerda que la práctica y la mejora continua son clave para perfeccionar tus habilidades como presentador de webinars. ¡No dudes en comenzar y explorar todo el potencial que esta herramienta ofrece!