El desarrollo de eventos educativos online se ha incrementado en los últimos años gracias a los cambios en el mundo de la ciencia y la tecnología aunado al surgimiento del COVID-19 por la medida impuesta por la Organización Mundial de la Salud (OMS) del distanciamiento social, se incrementó en un alto porcentaje, lo que ha traído como consecuencia que en la actualidad se evidencien cambios en los paradigmas establecidos en diferentes prácticas educativas dentro de estos contextos.

Por ello, el desarrollo de encuentros científicos, clases online y diferentes actividades en el mundo no presencial, se han convertido en una forma efectiva de conectar a estudiantes, profesionales y apasionados por la educación en todo el mundo, sin importar su ubicación geográfica. 

Ahora, si te decimos que crear un evento online es fácil y no requiere organización es falso. Es un mito pensar que lo existente en el mundo de la virtualidad es trivial y sin planificación. Organizar un evento educativo online puede es desafiante al principio, pero con la planificación anticipada, contactar y concretar invitados para compartir contenido de valor, ¿o por qué no? Tú mismo puedes crear tu evento online, la elaboración de un guion que permita orientar las fases del evento, la organización y estructura adecuada, así como el uso de las herramientas necesarias para el éxito total de un evento online, es posible crear una experiencia educativa enriquecedora y exitosa. 

En nuestra experiencia como equipo y en los logros obtenidos desde hace más de una década nos hemos percatado de varios detalles importantes al momento de crear un evento educativo online, por ello en este artículo, hemos decidido dejarles una guía con algunos pasos para crear un evento educativo online, así como las ventajas que ofrece este formato de eventos.

Este paso a paso te permitirá tener una idea de ruta para iniciar la programación de tu evento educativo online y aprovechar las ventajas que ofrecen, puedes crear una experiencia enriquecedora con contenido de valor que brinde beneficios tanto a los organizadores como a los participantes.

Iniciemos con resaltar las ventajas que representan este tipo de eventos como una herramienta valiosa, para el desarrollo de un proceso de interacción y comunicación que se propone tener un alcance e impulso global.  

Ventajas de los eventos educativos online

• Accesibilidad global: Los eventos online educativos disminuyen las barreras geográficas, permitiendo que cualquier persona con acceso a Internet pueda participar, sin importar su ubicación.
• Flexibilidad horaria: Los participantes pueden acceder al contenido en su propio horario, lo que les brinda la oportunidad de aprender y participar a su propio ritmo.
• Interactividad: A través de herramientas como el chat, preguntas y respuestas en tiempo real, y encuestas interactivas, los eventos online educativos fomentan la participación activa y la colaboración entre los participantes.
• Costos reducidos: Organizar eventos online educativos en la actualidad representan menos egreso económico que los eventos presenciales, debido a que no se requiere inversión en alquiler de espacios físicos ni en viajes.
• Análisis de datos en tiempo real: se pueden analizar las estadísticas del evento, cantidad de participantes, ubicación geográfica, edades.

Estas son solo algunas ventajas porque hay muchas más, por ejemplo el evento online educativo puede ser pregrabado ( asíncrono) y puedes organizar, estructurar y planificar para los días, hora y audiencia que tú quieras, eso dependerá de tus posibilidades, necesidades e intereses.

Hay muchas plataformas que permiten que planifiques tus eventos en vivo conectados con youtube, facebook, y otras como Instagram, Twit,ch twitter, Linkedin. Algunas de ellas son Stream yard, Zoom. Google meet en versión premium permite grabar y transmitir a YouTube, Obs Studio, Blackboard Collaborate, entre otras.

Ahora vamos a conversar sobre algunos pasos que regularmente realizamos en nuestro equipo para desarrollar un evento online y que son super efectivos. Estos pasos son para un evento online en vivo o programado donde tendremos interacción en vivo. 

I. Paso 1: Definir el propósito y los objetivos del evento

El primer paso fundamental para crear un evento online educativo es definir claramente el propósito y los objetivos que se desean lograr. ¿Qué tipo de contenido se impartirá? ¿Cuál es el tema central? ¿A quién está dirigido? Estas preguntas ayudarán a establecer las bases del evento y orientarán la planificación y ejecución.

II. Paso 2: Determinar el formato del evento

Una vez que se haya establecido el propósito, es importante determinar el formato del evento. ¿Será un seminario web, una conferencia en vivo, una serie de clases o un taller interactivo? Cada formato tiene sus propias ventajas y desafíos, por lo que es esencial elegir el que mejor se adapte a los objetivos y al contenido que se ofrecerá.

III. Paso 3: Seleccionar la plataforma adecuada

La elección de la plataforma es crucial para el éxito del evento. Existen diversas opciones disponibles, y cada una ofrece características y funcionalidades diferentes. Algunas de las plataformas más populares incluyen Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Cisco Webex. Es importante investigar y evaluar cada plataforma en función de las necesidades específicas del evento, como el número de participantes, la interactividad requerida y la capacidad de compartir materiales educativos.

IV. Paso 4: Planificar el programa y los contenidos

Con el propósito, los objetivos y la plataforma definidos, es hora de planificar el programa y los contenidos del evento. Esto implica determinar los horarios, las sesiones, los temas a tratar y los recursos necesarios. Es fundamental asegurarse de que el programa sea equilibrado y ofrezca una variedad de contenidos interesantes y relevantes para los participantes.

V. Paso 5: Registro de inscripciones

Para este proceso hay infinidades de app, herramientas que podemos utilizar, una muy empleada en nuestro equipo son los Google forms, es importante solicitar a los potenciales participantes. Datos personales como sus nombres y apellidos, dirección electrónica, país, centro donde trabaja, ocupación y si tiene algún comentario o duda sobre el evento. Es importante que sepamos que este formulario puede cambiar de acuerdo a la modalidad y costos o si es gratuito el evento.  

Este registro de inscripciones varía mucho y dependerá de diversos factores. Por ejemplo si el evento es abierto a toda audiencia, no requiere registro, si no va a entregar constancia o credenciales, si es por invitación. En fin, es un elemento clave para llevar un seguimiento de quienes acuden a tus eventos online.

V. Paso 6: Promocionar el evento

La promoción adecuada es esencial para atraer a los participantes. Utilizar estrategias de marketing digital, como las redes sociales, los correos electrónicos y los blogs, puede ayudar a generar interés y aumentar la participación. Además, considera colaborar con influencers o expertos en el campo para ampliar el alcance y atraer a un público más amplio.

VII. Paso 7: Evaluar el evento.

Es importante incluir encuestas de evaluación en vivo, al finalizar, al enviar los credenciales para recibir el feedback de la audiencia y del equipo involucrado. 

Modalidades de eventos educativos online

Las modalidades de eventos educativos online son diversas, sin embargo, hay algunas conocidas que además hemos experimentado en nuestro equipo con mucho éxito.

1. Conferencia académica: Este evento es de alcance masivo. Para organizar una conferencia académica en vivo, puedes utilizar plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Cisco Webex. Estas plataformas ofrecen funciones de videoconferencia, compartir pantalla y chat en grupo, lo que permite a los ponentes presentar su trabajo, interactuar con los participantes y responder preguntas en tiempo real. Además, estas plataformas pueden admitir un gran número de participantes, lo que es fundamental para eventos académicos que buscan llegar a una audiencia amplia.
2. Seminario web educativo: un webinar, también denominados seminarios virtuales, estos son en vivo. El webinarista participa tipo experto y a la vez organizar participación con preguntas. Si deseas organizar un seminario web educativo en vivo, Zoom, Google meet y GoToWebinar son excelentes opciones. Estas plataformas están diseñadas específicamente para webinars y ofrecen funciones avanzadas como encuestas interactivas, preguntas y respuestas en vivo, y seguimiento de participantes. Además, permiten la grabación de sesiones para que los participantes puedan acceder al contenido posteriormente. Ejemplo:_ Webinar: Detrás de una revista científica en Comunicación: cuestiones para tener en cuenta
3. Taller interactivo: Si estás planeando un taller interactivo en vivo, plataformas como Zoom, Google meet, Stream Yard y Microsoft Teams son ideales y la mayoría de estas tiene la opción del sistema personalizado de transmisión en vivo. Estas plataformas ofrecen la posibilidad de dividir a los participantes en salas de grupos pequeños, lo que facilita la interacción en grupos reducidos. Además, con la compartición de pantalla y el chat en grupo, los instructores pueden proporcionar instrucciones en tiempo real, mientras que los participantes pueden hacer preguntas y colaborar entre sí. Ejemplo: Taller: Educación creativa e interactiva con Genially
4. Mesa redonda o debate: Para organizar una mesa redonda o un debate en vivo, puedes utilizar plataformas como Zoom o Google Meet. Estas plataformas permiten la participación activa de múltiples oradores, así como la interacción con los espectadores a través del chat en tiempo real. Además, la función de compartición de pantalla puede utilizarse para mostrar presentaciones o documentos relevantes durante el debate. Ejemplo: Métodos de investigación Doctoral. mesa redonda
5. Evento de networking virtual: Si estás buscando organizar un evento de networking virtual en vivo, platforms como Remo y Hopin son opciones populares. Estas plataformas ofrecen entornos virtuales interactivos donde los participantes pueden moverse entre diferentes «salas» y establecer conexiones a través de chat de video y texto. Además, ofrecen funciones adicionales como áreas de exposición de patrocinadores, stands virtuales y oportunidades de interacción social.

La creciente demanda de educación virtual en diferentes formatos hace que el desarrollo de eventos educativos en línea adquiera una relevancia sin precedentes. Estos eventos se convierten en una forma efectiva de conectar a personas de todo el mundo, contribuyen a disminuir la brecha digital y abren los horizontes para compartir conocimientos valiosos que son necesarios comunicarlos casi a diario y en ese sentido la modalidad presencial de reunirse se hace cada vez más complicada, entre otras razones por las situaciones vividas a partir del Covid-19.

Recuerda seguir esta guía paso a paso y aprovechar las ventajas que ofrecen los eventos educativos online, puedes crear una experiencia enriquecedora y exitosa que brinde beneficios tanto a los organizadores como a los participantes.

¡Adelante y crea tu próximo evento educativo online! depende de una planificación cuidadosa, el contenido de valor que compartas y el uso de las herramientas adecuadas, la interacción, el seguimiento antes, durante y el seguimiento posterior son elementos clave para garantizar el éxito tu evento educativo en línea. ¡Comienza a planear tu próximo evento en línea! SI te ha gustado nuestro contenido y comparte. En el próximo post hablaremos acerca del potencial de YouTube para monetizar y otras plataformas.