En un mundo donde la eficiencia y la automatización son claves, Microsoft 365 está dando un paso adelante con la integración de Copilot en sus aplicaciones. Este avance promete revolucionar la manera en que interactuamos con las herramientas digitales, especialmente en la creación y manejo de documentos y formularios. Vamos a explorar cómo estas nuevas características pueden simplificar nuestras tareas diarias y potenciar nuestra productividad.

¿Qué es Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot es una herramienta avanzada diseñada para asistir a los usuarios en la creación de contenido de manera más eficiente. Utiliza inteligencia artificial para entender el contexto y generar sugerencias precisas y útiles, basadas en los documentos y datos disponibles del usuario.

Creación de cuestionarios en formularios

A partir de junio, Copilot será capaz de integrarse con Microsoft Forms, una aplicación conocida por su capacidad para crear rápidamente encuestas y cuestionarios. Esta nueva función permitirá a los usuarios generar cuestionarios a partir de documentos, libros de texto o notas, haciendo el proceso mucho más ágil y menos susceptible a errores.

¿Cómo Funciona?

Copilot analiza el material proporcionado por el usuario y, basado en las instrucciones dadas, crea un borrador del cuestionario. Este proceso no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que los cuestionarios sean precisos y estén alineados con los objetivos de aprendizaje o evaluación establecidos.

Pasos a seguir:

1. Accede a Microsoft Forms:

• Dirígete a la página web de Microsoft Forms: https://forms.office.com/
• Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Microsoft 365.

2. Crea un nuevo formulario:

• Haz clic en el botón “Nuevo formulario” para comenzar a crear un formulario desde cero.
• También puedes elegir entre una variedad de plantillas predefinidas para diferentes propósitos.

3. Activa Copilot:

• En la barra lateral derecha, haz clic en el icono de Copilot.
• Selecciona la opción “Generar preguntas a partir de un documento”.

4. Sube tu documento:

• Sube el documento de Word, Excel o PowerPoint que contiene el contenido del que deseas generar las preguntas.
• Copilot analizará el documento y extraerá las preguntas clave.

5. Revisa y edita las preguntas:

• Copilot mostrará una lista de preguntas generadas automáticamente.
• Puedes revisarlas, editarlas, eliminarlas o agregar nuevas preguntas según sea necesario.
• Puedes elegir entre diferentes tipos de preguntas, como:
  • Selección única: El usuario solo puede elegir una opción de respuesta.
  • Selección múltiple: El usuario puede elegir varias opciones de respuesta.
  • Pregunta abierta: El usuario puede escribir una respuesta en un cuadro de texto.
  • Escala Likert: El usuario califica su respuesta en una escala.
  • Casilla de verificación: El usuario puede seleccionar si está de acuerdo o no con una afirmación.
• También puedes personalizar la configuración de cada pregunta, como hacerla obligatoria, permitir varias respuestas o agregar lógica condicional.

6. Personaliza tu formulario:

• Agrega un título y una descripción a tu formulario.
• Elige un tema predefinido o personaliza el diseño del formulario con colores, fuentes y logotipos.

7. Configura las opciones del formulario:

• Decide quién puede acceder a tu formulario y cómo se recopilarán las respuestas.
• Puedes optar por recopilar las respuestas en una hoja de cálculo de Excel, recibir notificaciones por correo electrónico o conectar el formulario a otras aplicaciones.
• También puedes agregar colaboradores y definir sus permisos.

8. Envía tu formulario:

• Una vez que hayas completado tu formulario, haz clic en el botón “Enviar” para publicarlo.
• Puedes compartir el enlace del formulario a través de correo electrónico, redes sociales o insertarlo en tu sitio web.

Nuevas adiciones a Microsoft Loop

En mayo, veremos otra innovación de Copilot integrada en Microsoft Loop, la plataforma de colaboración en línea de Microsoft. Esta característica permitirá a los usuarios comenzar con una página en blanco o una plantilla existente y transformarla en un documento estructurado listo para la colaboración. Además, con la ayuda de Copilot, iniciar un proyecto desde cero o modificar una plantilla para una tarea específica será más rápido y eficiente. Esta herramienta se convierte en un colaborador digital, asistiendo en la organización y estructuración del contenido, lo que facilita una colaboración más efectiva y productiva.

Integración con Microsoft Teams

Una funcionalidad que llegará en junio es la mejora en la experiencia de compartir pantalla en Microsoft Teams para usuarios de Windows y Mac. Al activar la función de compartir pantalla, se configurará automáticamente el modo ‘No molestar’, minimizando las interrupciones durante las presentaciones o reuniones.

Además, las actualizaciones de Microsoft 365 Copilot están configuradas para hacer nuestra vida digital mucho más fácil. Desde crear cuestionarios basados en materiales educativos hasta facilitar colaboraciones en documentos, Copilot está aquí para transformar nuestra eficiencia digital. Manténganse atentos para más actualizaciones, ya que estas herramientas están destinadas a cambiar la forma en que trabajamos y colaboramos en línea.

Y tu que opinas, ¿Podría esta integración de inteligencia artificial en nuestras herramientas diarias ser el futuro de la productividad laboral? Lo que es seguro es que la tecnología sigue haciéndonos avanzar hacia un mundo donde nuestras herramientas de trabajo son cada vez más inteligentes y adaptadas a nuestras necesidades.