¿Creías que sabías usar Word 365? Déjame decirte algo, ese botón que nunca tocaste puede ahorrarte media hora al día. Y sí, esta guía es para ti, que usas Word casi a diario, ya sea para tareas, informes, contenidos o manuales. Aquí vas a descubrir herramientas escondidas que no suelen enseñar ni en los cursos básicos ni en los avanzados. Por eso, quédate hasta el final.

Microsoft Word 365 no es solo una hoja en blanco. Es un universo lleno de atajos, personalizaciones y secretos bien guardados. Y el dia de hoy, te comparto los 10 trucos que cambiaron la forma en que trabajo (y ahorro tiempo real). Cada función te la explico como si estuviéramos charlando. ¿Lista para explorar el otro lado de Word?

1. Personaliza la cinta de opciones y borra lo que no usas

¿Ves esa barra arriba llena de pestañas? A eso le llaman «cinta de opciones». Pero lo interesante es que puedes ocultar las herramientas que nunca tocas y destacar las que usas a diario. Solo haz clic derecho sobre la cinta y selecciona “personalizar”. Puedes mover, eliminar o agregar comandos a tu gusto. Es como reordenar tu escritorio para que todo lo importante esté al alcance de tu mano.

2. Crea tus propios atajos de teclado como toda una pro

¿Quieres que presionar «Ctrl + R» haga más que alinear texto? Puedes. Solo entra a “Archivo > Opciones > Personalizar cinta > Atajos de teclado” y elige qué función quieres controlar desde tus dedos. Es como enseñarle a Word tu idioma. Así, en lugar de perder tiempo buscando funciones, harás magia con dos teclas. Literal.

3. Escribe sin errores con autocorrección personalizada

Sí, Word corrige “teh” por “the”. Pero ¿sabías que puedes decirle que cada vez que escribas “pq”, lo reemplace por “porque”? Entra a las opciones de autocorrección y crea tus propias reglas. Esto es un salvavidas para quienes escribimos rápido o usamos palabras repetidas. Tu versión más productiva empieza por escribir menos y que Word haga el resto.

4. Activa el modo solo lectura para evitar desastres

¿Te ha pasado que abres un documento importante y sin querer lo modificas? El modo “solo lectura” existe para eso. Lo activas desde “Archivo > Proteger documento > Marcar como final”. Así, Word te muestra un aviso y bloquea la edición. Ideal para enviar documentos finales o evitar accidentes con archivos delicados.

5. Convierte texto en tabla (y tabla en texto) sin drama

Si tienes una lista separada por comas o tabulaciones, puedes convertirla en una tabla en segundos: selecciona el texto, ve a “Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla”. Y si necesitas volver a texto plano, haz clic derecho sobre la tabla y elige “Convertir en texto”. Este truco es ideal para informes y currículums organizados.

6. Aplica estilos predefinidos con el formato rápido

Si te cuesta mantener un diseño bonito y coherente, prueba los estilos rápidos. En la pestaña “Inicio”, busca el grupo “Estilos”. Allí puedes aplicar un mismo formato a todos tus títulos, párrafos o citas. ¿La mejor parte? Puedes modificar los estilos o crear los tuyos. Es como tener tu propio branding, pero en Word.

7. Trabaja en equipo desde la nube, sin caos ni versiones

Word 365 te permite colaborar en tiempo real con otras personas, como si todas estuvieran en el mismo archivo (porque lo están). Solo sube tu documento a OneDrive, haz clic en “Compartir” y selecciona si la persona podrá editar o solo ver. Puedes ver quién escribe, dejar comentarios y usar seguimiento de cambios para no perder control.

8. Usa el seguimiento de cambios como si fueras editora de revista

Activa la opción en “Revisar > Seguimiento de cambios” y Word registrará todo lo que modifiques. Puedes aceptar, rechazar o comentar cada cambio. Es ideal para equipos que revisan informes, tesis o contratos. No más “¿quién cambió esto?” porque Word lo muestra todo, como una cámara de seguridad para tus documentos.

9. Guarda tus propios formatos como plantillas

¿Tienes un tipo de documento que repites mucho? Memorandos, propuestas, cartas… Guárdalo como plantilla: “Archivo > Guardar como > Plantilla de Word”. La próxima vez que lo necesites, lo abres y listo. Es como tener el mismo molde para mil documentos diferentes.

10. Trabaja sin mouse usando combinaciones de teclas

El teclado es tu mejor amigo si quieres velocidad. Aquí te dejo algunas joyas:

• Ctrl + Z: Deshacer
• Ctrl + S: Guardar
• Ctrl + N: Nuevo documento
• Ctrl + Alt + M: Agregar comentario

Con el tiempo, los usarás sin pensar. Como quien aprende a manejar sin mirar los pedales.

La diferencia está en los detalles que pocos usan

Word 365 puede parecer básico, hasta que lo conoces a fondo. Cada truco que aplicas es como afilar un cuchillo, no cambia el plato, pero sí cómo lo preparas. Así que no se trata solo de escribir, sino de hacerlo con estilo, eficiencia y control total. ¿Te animas a probar al menos uno hoy? Cuéntame cuál fue tu favorito. ¡Y no olvides compartirlo con alguien que aún piensa que Word es solo para escribir!